TUYỂN DỤNG VIỆC LÀM PHÚ QUỐC

HOTEL ACADEMY PHÚ QUỐC cần tuyển vị trí DUTY MANAGER 

About the Job

1.         Job Summary

·         Represent the management in greeting and seeing off VIP guests, conducting Hotel and rooms inspection regularly. Bring any outstanding points to the notice of the Department Heads and follow up whenever necessary. Handle guest complains.

Đại diện cho quản lý khách sạn đón và tiễn các khách VIP, hướng dẫn xem phòng và khách sạn. Đưa ra các ý kiến đóng góp cho các trưởng bộ phận và theo dõi việc thực hiện khi cần thiết. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng. 

2.         Responsibilities

TECHNICAL RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHUYÊN MÔN:

·         Conduct regularly inspection rounds to all areas of the hotel with emphasis on the close scrutiny of the operating departments both in the front-of-the -house and back-of-the house areas, complete inspection check-list and make comments on irregularities.

Thường xuyên kiểm tra các khu vực xung quanh khách sạn đặc biệt chú ý tới các bộ phận vận hành phía trước và sau khách sạn, hoàn thành danh mục kiểm tra và đưa ra các nhận xét, đánh giá.

·         Follow up on pending irregularities as well as on the working order of elevators, lobby lights, air conditioning and other hotel equipment's.

Theo dõi các vấn đề bất thường còn tồn tại cũng như việc vận hành của các thanh máy, đèn khu vực sảnh, điều hòa và các trang thiết bị khác của khách sạn.

·         Ensure that the staff adheres to all policies established or directed by the hotel and enforce discipline at all times.

Đảm bảo nhân viên thực hiện đầy đủ các chính sách của khách sạn và áp dụng hình thức kỷ luật hợp lý tại mọi thời điểm.

·         Provide assistance to the Front Office Manager in organizing, directing and coordinating front office activities.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Lễ tân trong việc tổ chức, chỉ đạo và phối hợp trong các hoạt động của lễ tân.

·         Supervise front office personnel; also verify the accuracy of reports emanating from the receptionists.

Giám sát nhân sự lễ tân, đồng thời cũng kiểm tra độ chính xác của các báo cáo do nhân viên lễ tân chuẩn bị.

·         Provide feedback to management regarding directives to be carried out by the operations staff.

Cung cấp các thông tin, ý kiến đóng góp cho lãnh đạo về việc thực hiện các chỉ đạo của cấp trên của nhân viên khối vận hành.

·         Foster and enhance a professional relationship with all guests to ensure that they are well taken care of.  Receive feedback from guests necessary to improving the delivery of quality services.

Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo rằng họ luôn được chăm sóc. Tiếp nhận thông tin từ khách đảm bảo nâng cao dịch vụ cung cấp.

·         Is thoroughly familiar with the manual back up system.

Hiểu rõ, lưu và làm chủ hệ thống báo cá.            

·         Shall enforce all hotel policies, including authorizing or denying requests from the operational departments as may be deemed appropriate.

Thực hiện tất cả các chính sách, bao gồm cả việc cho phép hay từ chối các đề nghị từ các bộ phận vận hành nếu thấy phù hợp.

·         Maintain an incident logbook of all pertinent and important events throughout his entire shift, and turn-over the same to the on-coming Duty Manager.

Lập và ghi chép các sự vụ quan trọng xảy ra trong ca vào sổ logbook và bàn giao lại cho Quản lý ca trực tiếp theo.

·         Is responsible for the safekeeping and correct release of all valuables left for an arriving or in-house guest.

Chịu trách nhiệm về việc cất giữ cà bàn giao một cách chính xác các đồ đạc cho khách đến, khách đang ở tại khách sạn.

·         Co-ordinate closely with Housekeeping and Security in carrying out proper procedures based on his decisions concerning “Do Not Disturb Rooms”, “Refused Service Rooms” and “Double Locked Rooms”.

Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Buồng và Bảo vệ trong việc thực hiện các quy trình liên quan đến các quyết định về phòng “Không làm phiền”, “Từ chối dịch vụ phục vụ dọn phòng” và “Các phòng khóa đôi”.

·         Assist Welcomers/Bell team in welcoming guests/VIP guests on their arrival and bidding farewell to them on their departure as well as checking on VIP set-ups.

Hỗ trợ tổ Welcomer/Bell trong việc tiếp đón khách thường và khách VIP khi khách đến và tạm biệt họ khi họ dời khách sạn cũng như kiểm tra các đồ dành cho khách VIP.

·         Observe Food & Beverage outlets service and make suggestion for improvement.

Quan sát, kiểm tra các nhà hàng, quầy bar và đưa ra các góp ý để nâng cao dịch vụ.

·         Handle guest complaints and provide assistance to guest's special request whenever required.

Giải quyết các khiếu nại của khách hàng và trợ giúp các yêu cầu đặc biệt của khách khi khách đề nghị.

·         Coordinate and work very closely with the Security Department with regards to any criminal act, theft and accident within the Hotel.

Phối hợp và làm việc chặt chẽ với bộ phận An ninh giải quyết các vấn đề liên quan đến tội phạm, trộm cắp, tại nạn xảy ra trong Khách sạn.

·         Log all irregularities and report to Front Office Manager especially any unusual occurrences such as accidents, thefts, etc.

Ghi chép tất cả các sự việc bất thường và báo cáo lại cho Trưởng bộ phận lễ tân đặc biệt những sự việc xảy ra bất thường như tai nạn, trộm cắp…

·         Handle emergency cases according to the established policies & procedures, e.g. fire safety, typhoon, security and medical care, etc., when required.

Giải quyết các trường hợp khẩn cấp theo đúng quy trình, chính sách của khách sạn ví dụ như sự cố cháy nổ, bão, an ninh và chăm sóc y tế… khi được yêu cầu.

·         Conduct regular relevant training topics to staff and team as required by FOM

Đào tạo các khóa học liên quan thường xuyên cho nhân viên và cho bộ phận theo yêu cầu của Quản lý bộ phận.

·         Give courtesy 3 calls/week to all guests in house. Also to call the long staying guests on Sunday.

Gọi điện xã giao 3 lần 1 tuần cho các khách hiện ở trong khách sạn kể cả gọi điện cho các khách ở dài ngày vào ngày chủ nhật.

·         Assist Front Office Manager in setting and updating the Front Office check lists and FO SOP.

Hỗ trợ Quản lý bộ phận trong việc tạo lập và cập nhật các danh mục làm việc của bộ phận cũng như quy trình hoạt động của bộ phận Lễ tân.

HUMAN RESOURCE RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM NHÂN SỰ:

·         Check the appearance, grooming and uniform of staff and make recommendations to rectify and correct such appearance on all staff.

Kiểm tra diện mạo, hình thức và đồng phục của nhân viên và đưa ra các nhận xét để khắc phục và nâng cao diện mạo của tất cả các nhân viên.

·         Develop and maintain good employee relations through intelligent interpretation and conscientious application of hotel personnel policies.

Phát triển và duy trì các mối quan hệ với nhân viên thông qua giao tiếp và áp dụng các chính sách nhân sự của khách sạn một cách tận tâm.

·         Complete knowledge of hotel's policies and procedures, rules and regulations.

Hoàn thiện các kiến thức về chính sách và các quy trình, quy định cũng như nội quy của khách sạn.

·         Complete knowledge of hotel's facilities and services.

Hoàn thiện các kiến thức về trang thiết bị và các dịch vụ của khách sạn.

·         Attend the daily Front Office briefing as well as monthly Front Office meeting.     

Tham dự các cuộc họp hàng ngày cũng như hàng tháng của bộ phận Lễ tân.    

RESPONSIBILITIES DURING NIGHT SHIFTS / TRÁCH NHIỆM TRỰC CA ĐÊM:

·         Oversee the preparation of night reports and check them ensuring correctness.

Kiểm tra việc chuẩn bị các báo cáo của nhân viên lễ tân ca đêm, dà soát đảm bảo độ chính xác của các báo cáo.

·         Ensure correct distribution of morning reports.

Đảm bảo các báo cáo được gửi các bộ phận liên quan đầy đủ và chính xác.

·         Ensure at all times that all night personnel is in place as well as acting according to their job descriptions.

Đảm bảo tất cả cá nhân sự ca đêm có mặt tại nơi làm việc và làm việc theo đúng chức năng mô tả trong bản mô tả công việc.

·         Check on outstanding arrivals and departures upon shift begin and action any outstanding matters.

Kiểm tra đoàn khách sắp đến và chuẩn bị đi ngay khi ca trực bắt đầu và đưa ra cách thức giải quyết kịp thời.

·         Detailed check on no shows and next day’s VIP arrivals.

Kiểm tra kỹ lưỡng các khách không đến và các khách VIP sắp đến ngày hôm sau.      

·         Allocate VIP rooms / others (depending on occupancy) for the next day according to the procedure.

Sắp xếp phòng VIP/và các phòng khác (dựa trên công suất phòng) cho ngày hôm sau theo đúng quy trình.

·         Monitor on outlets opening early morning and ensure smooth operation.

Kiểm tra các nhà hàng, quầy bar mở cửa vào buổi sáng và đảm bảo vận hành diễn ra trơn tru.

·         After office hours, on weekends and public holidays work on incoming bookings for guests in coordination with Sales and Reservations and ensure prompt distribution.

Sau giờ làm việc, vào ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ, chịu trách nhiệm phối hợp với bộ phận bán hàng và đặt phòng đặt phòng cho khách đảm bảo việc phân phối hiệu quả.

REPLACEMENT AND TEMPORARY MISSIONS / THAY THẾ & CÔNG VIỆC TẠM THỜI:

·         Performs any other duties that may be assigned by superiors.

Thực hiện mọi nhiệm vụ cấp trên giao cho.

·         The Hotel requires that you will not (either during or after employment) without the hotel's written consent, divulge any information concerning the hotel or any associated hotels or any of their dealings, transactions or affairs which may come to your knowledge during or in the course of your employment with this hotel to the third party.

Khách sạn yêu cầu bạn không được phép (trong thời gian đang làm việc hoặc không còn làm việc với khách sạn) khi không được phép bằng văn bản tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan đến khách sạn hoặc các khách sạn nào khách liên quan, hoặc bất kỳ các thông tin giao dịch, trao đổi, các mối quan hệ nào mà bạn biết trong quá trình làm việc tại khách sạn với bên thứ ba.

 

PROFILE REQUIREMENTS

·         Significant experience in a customer-service position.

Nhiều năm kinh nghiệm ở vị trí chăm sóc khách hàng.

·         Experience in team management.

Có kinh nghiệm quản lý đội ngũ nhân viên.

·         Extremely guest oriented and service minded.

Có tinh thần phục vụ khách hàng là trên hết.

·         Leadership and well organized.

Kỹ năng lãnh đạo và tổ chức tốt.

·         IT skills: good in Microsoft office.

Kỹ năng vi tính: sử dụng tốt vi tính văn phòng.

·         English: good writing and communication skills.

Tiếng Anh:  khả năng viết và giao tiếp tốt